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跟單工作中,資料整理非常重要。資料整理的好壞直接影響到跟單員跟單工作的好壞。? ? 在訂單生產(chǎn)期間,跟單員需要整理的資料很多,從聯(lián)系客戶開始一直到客戶下單的過程中,會有大量的文件資料。
? ? 一、客戶基本資料整理
? ? 客戶基本資料的整理主要是為每位客戶建立信息檔案,基本內(nèi)容參見“客戶維護”部分。
? ? 二、樣品資料整理
? ? 1、顏色樣板整理
? ? 已經(jīng)完成的面料顏色樣要貼在規(guī)定的表格內(nèi)(如公司同一匯總的顏色樣板卡手冊),并根據(jù)打樣通知書標明色號、色名、編號、送樣日期等內(nèi)容。要對所有顏色樣卡編號,并按時間順序排放,以便日后隨時復查。妥善保管好顏色樣板卡,紡織出現(xiàn)褪色、潮濕或發(fā)霉等現(xiàn)象。還要定期清理已經(jīng)過時的面料樣板,將不再用的樣板作封存或丟棄處理,以便空出文件夾和空間放置新的面料樣板。
? ? 2、客戶原樣整理
? ? 客戶給的原樣(包括手感樣和品質(zhì)樣)要妥善保管,一般公司統(tǒng)一按照一定的順序編排,由樣品管理員統(tǒng)一保管,或者按客戶要求退回原樣。但一般來說,對需要退回的原樣,跟單員應(yīng)對原樣進行電子存檔,以便日后需要的時候查找。
? ? 3、樣品整理
? ? 按照客戶要求打的樣品,特別是客戶確認的樣品,一般需要一式兩份,一份寄給客戶,另一份留檔。這兩份樣品要標明日期,便于查找。一般公司設(shè)有樣品庫,開發(fā)的留底樣品交給樣品庫管理員進行統(tǒng)一管理。但需要跟單員對樣品進行編號并記錄時間,特別是*總客戶確認的樣品,一定要妥善保管,以便需要的適合能順利找到。
? ? 三、訂單資料整理
? ? 1、價格資料整理
? ? 跟單員要詳細記錄為客戶報價過程中產(chǎn)生的報價資料。包括時間、報價依據(jù)、客戶反饋信息、更改價格日期及*終確認價格等。具體報價內(nèi)容,應(yīng)該根據(jù)每個公司具體情況。
與客戶磋商過程中的任何價格方面的變動都需要體現(xiàn)在上面的價格表中,這樣既便于跟單員進行資料整理,又便于跟單員進行利潤控制。
? ? 2、訂單整理
對于客戶下的訂單,跟單員應(yīng)進行妥善整理,就在專門的訂單夾中,按照不同的客戶進行分類,并按收到訂單的先后順序進行排列。對于訂單品種較多的客戶,還可以按照面料的類別進行分類,如普通面料、提花面料及特殊處理面料等。
四、重要郵件整理
在訂單生成期,外貿(mào)跟單員會與客戶有很多往來郵件,對于重要的郵件,跟單員需要打印出來進行書面存檔。比較重要的郵件有如下幾種。
(1)關(guān)于價格的郵件,特別是雙方確認價格及付款條件的郵件。
(2)關(guān)于樣品質(zhì)量、顏色等的確認意見。
(3)關(guān)于確認交期的郵件。
(4)關(guān)于公司地址、公司銀行及相關(guān)聯(lián)系人的郵件。
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? ? 常見問題及處理
? ? 訂單生成期涉及很多工作,如樣品開發(fā)、報價、落實合同等。在實際工作中,要從容解決自己遇到的問題,就需要跟單員不斷積累工作經(jīng)驗,并且還要借鑒他人的經(jīng)驗。
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? ? ?一、樣品開發(fā)及送報過程中的問題及處理
? ? 1、顏色小樣未得到客戶的確認
? ? 跟單員將顏色小樣報送客戶后,卻得到否決的結(jié)果,這是常遇到的情況。每位客戶對顏色小樣都非常重視,因為顏色小樣爭取與否,直接反映了生產(chǎn)企業(yè)的技術(shù)能力。所以,跟單員在將顏色小樣寄出之前,需要對照原樣進行對色檢查,檢查時應(yīng)注意所選擇的對色光源是否復合客戶的要求,同時還要注意對色時光源是否穩(wěn)定
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