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文件資料整理

作者：百檢網 時間：2021-12-16 來源：互聯網

? ? 在跟單工作中，資料整理非常重要。資料整理的好壞直接影響到跟單員跟單工作的好壞。
? ? 在訂單生產期間，跟單員需要整理的資料很多，從聯系客戶開始一直到客戶下單的過程中，會有大量的文件資料。
? ? 一、客戶基本資料整理
? ? 客戶基本資料的整理主要是為每位客戶建立信息檔案，基本內容參見“客戶維護”部分。
? ? 二、樣品資料整理
? ? 1、顏色樣板整理
? ? 已經完成的面料顏色樣要貼在規定的表格內（如公司同一匯總的顏色樣板卡手冊），并根據打樣通知書標明色號、色名、編號、送樣日期等內容。要對所有顏色樣卡編號，并按時間順序排放，以便日后隨時復查。妥善保管好顏色樣板卡，紡織出現褪色、潮濕或發霉等現象。還要定期清理已經過時的面料樣板，將不再用的樣板作封存或丟棄處理，以便空出文件夾和空間放置新的面料樣板。
? ? 2、客戶原樣整理
? ? 客戶給的原樣（包括手感樣和品質樣）要妥善保管，一般公司統一按照一定的順序編排，由樣品管理員統一保管，或者按客戶要求退回原樣。但一般來說，對需要退回的原樣，跟單員應對原樣進行電子存檔，以便日后需要的時候查找。
? ? 3、樣品整理
? ? 按照客戶要求打的樣品，特別是客戶確認的樣品，一般需要一式兩份，一份寄給客戶，另一份留檔。這兩份樣品要標明日期，便于查找。一般公司設有樣品庫，開發的留底樣品交給樣品庫管理員進行統一管理。但需要跟單員對樣品進行編號并記錄時間，特別是*總客戶確認的樣品，一定要妥善保管，以便需要的適合能順利找到。
? ? 三、訂單資料整理
? ? 1、價格資料整理
? ? 跟單員要詳細記錄為客戶報價過程中產生的報價資料。包括時間、報價依據、客戶反饋信息、更改價格日期及*終確認價格等。具體報價內容，應該根據每個公司具體情況。
與客戶磋商過程中的任何價格方面的變動都需要體現在上面的價格表中，這樣既便于跟單員進行資料整理，又便于跟單員進行利潤控制。
? ? 2、訂單整理
對于客戶下的訂單，跟單員應進行妥善整理，就在專門的訂單夾中，按照不同的客戶進行分類，并按收到訂單的先后順序進行排列。對于訂單品種較多的客戶，還可以按照面料的類別進行分類，如普通面料、提花面料及特殊處理面料等。
四、重要郵件整理
在訂單生成期，外貿跟單員會與客戶有很多往來郵件，對于重要的郵件，跟單員需要打印出來進行書面存檔。比較重要的郵件有如下幾種。
（1）關于價格的郵件，特別是雙方確認價格及付款條件的郵件。
（2）關于樣品質量、顏色等的確認意見。
（3）關于確認交期的郵件。
（4）關于公司地址、公司銀行及相關聯系人的郵件。
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? ? 常見問題及處理
? ? 訂單生成期涉及很多工作，如樣品開發、報價、落實合同等。在實際工作中，要從容解決自己遇到的問題，就需要跟單員不斷積累工作經驗，并且還要借鑒他人的經驗。
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? ? ?一、樣品開發及送報過程中的問題及處理
? ? 1、顏色小樣未得到客戶的確認
? ? 跟單員將顏色小樣報送客戶后，卻得到否決的結果，這是常遇到的情況。每位客戶對顏色小樣都非常重視，因為顏色小樣爭取與否，直接反映了生產企業的技術能力。所以，跟單員在將顏色小樣寄出之前，需要對照原樣進行對色檢查，檢查時應注意所選擇的對色光源是否復合客戶的要求，同時還要注意對色時光源是否穩定

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