實(shí)驗(yàn)室的記錄是實(shí)驗(yàn)室很重要的一個(gè)方面，每個(gè)實(shí)驗(yàn)室的記錄要適合自己的實(shí)驗(yàn)室，如何設(shè)計(jì)一套簡(jiǎn)單實(shí)用的實(shí)驗(yàn)室記錄呢?

記錄的分類

實(shí)驗(yàn)室記錄一般分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄兩大類。

1.質(zhì)量記錄：指實(shí)驗(yàn)室管理體系活動(dòng)中所產(chǎn)生的記錄。包括但不限于管理評(píng)審記錄、內(nèi)部審核記錄、合同評(píng)審記錄、合格供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄、投訴和申訴記錄、糾正措施記錄、預(yù)防措施記錄、人員培訓(xùn)考核記錄、質(zhì)量監(jiān)督員監(jiān)督記錄、文件發(fā)放記錄、文件修改記錄及會(huì)議簽到。

2.技術(shù)記錄:進(jìn)行檢測(cè)所得的數(shù)據(jù)和信息的積累。它們表明檢測(cè)是否達(dá)到了規(guī)定的質(zhì)量或規(guī)定的過程參數(shù)。可包括表格、合同、核查表、工作筆記、內(nèi)外部檢測(cè)報(bào)告及客戶信函等。

記錄的形式

記錄一般以表格形式出現(xiàn),此外也有文字形式,必要時(shí)還有實(shí)物樣品、照片、錄音、錄像和磁盤等,可貯存于任何形式的載體上,或以上載體的組合。記錄的承載媒體可以包括紙張、磁媒體、電子媒體、光盤、照片及樣品等。

記錄的編制要求

總體要求

根據(jù)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件以及可追溯性要求,對(duì)管理體系中所需要的記錄進(jìn)行規(guī)劃,同時(shí),對(duì)表格的標(biāo)記、編目、格式、表名內(nèi)容、審批程序以及記錄要求做出統(tǒng)一規(guī)定。在編制程序文件的同時(shí),分別制定與各程序相適應(yīng)的記錄表格,必要時(shí)可將表格附在程序文件后面。

記錄的充分性與有效性

記錄應(yīng)當(dāng)盡可能全面反映產(chǎn)品形成過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和效果,為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。但并不意味著記錄越多越好,原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”,體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)的精神。

記錄的標(biāo)準(zhǔn)化

記錄的方式、格式、載體、用筆、裝訂、字體等均應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、文件化。格式統(tǒng)一,便于填制,也便于統(tǒng)計(jì)和分析,同時(shí)也為進(jìn)一步使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理打下基礎(chǔ)。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚,以滿足證實(shí)與質(zhì)量改進(jìn)的需要。

記錄的實(shí)用性

在確定每一記錄的內(nèi)容時(shí),應(yīng)考慮記錄的實(shí)用性,歸檔和保存要符合規(guī)定要求,保證記錄檢索方便,信息共享。不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供證據(jù)的信息,不應(yīng)體現(xiàn)在記錄中。記錄格式設(shè)計(jì)既要包括充分的信息內(nèi)容,也要盡量減少記錄人員的書寫工作量。

記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

只有記錄真實(shí)準(zhǔn)確地記載信息,才能為開展質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供科學(xué)的依據(jù)。記錄的失真、失實(shí)、模糊不清都將失去使用價(jià)值,甚至?xí)斐僧a(chǎn)品質(zhì)量失控和領(lǐng)導(dǎo)決策的失誤。為此,在確定記錄的格式和內(nèi)容時(shí)易于貯存、查閱、分析和控制,應(yīng)對(duì)記錄的標(biāo)識(shí)做出明確規(guī)定,必要時(shí),制定記錄的管理程序。

記錄的內(nèi)容

名稱、編號(hào)、記錄的時(shí)間、記錄的地點(diǎn)、記錄人員的簽名。記錄的項(xiàng)目按先后順序排列,一般包括項(xiàng)目名稱、實(shí)際數(shù)據(jù)或活動(dòng)紀(jì)實(shí)等。記錄人員的評(píng)論或評(píng)價(jià)、記錄人員的判定依據(jù)、其他需記錄的事項(xiàng)。檢驗(yàn)原始記錄要根據(jù)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)中檢驗(yàn)方法、方法標(biāo)準(zhǔn)或作業(yè)指導(dǎo)書的要求,逐項(xiàng)設(shè)計(jì)檢測(cè)原始記錄表格,內(nèi)容設(shè)計(jì)應(yīng)包括標(biāo)準(zhǔn)或作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定應(yīng)記錄的所有信息。

記錄表格的編制設(shè)計(jì)

格式設(shè)計(jì)

記錄無固定格式,很難給出一個(gè)統(tǒng)一的模式,根據(jù)需要設(shè)定。在符合要求的基礎(chǔ)上,結(jié)合自身需要來確定記錄的格式與內(nèi)容,記錄的數(shù)量也會(huì)因機(jī)構(gòu)性質(zhì)和規(guī)模的不同而存在差異,不可盲目照搬別人的記錄格式。在日常工作中所用的記錄可采用加注編號(hào)的方式予以標(biāo)識(shí),不需要加蓋受控章。

審核批準(zhǔn)

匯總所有記錄表格組織有關(guān)部門、人員進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是從管理體系整體性出發(fā),在各表格間的內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)調(diào)性、表式的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性。審核并做相應(yīng)的修改后,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

匯編成冊(cè)

將所有表樣統(tǒng)一編號(hào)受控,匯編成冊(cè)發(fā)布執(zhí)行。必要時(shí),對(duì)某些較為復(fù)雜的記錄表格要規(guī)定填寫要求或說明。

格式更改

實(shí)驗(yàn)室有關(guān)人員對(duì)記錄格式有修改建議時(shí)應(yīng)書面提出,采納后由原起草部門統(tǒng)一更改,經(jīng)原審批人審核、批準(zhǔn)。原審核、批準(zhǔn)人調(diào)離崗位時(shí),由接替其工作的人員審核、批準(zhǔn)。文件更改應(yīng)發(fā)出文件更改通知單。文件更改通知單應(yīng)載明更改通知單號(hào)、更改文件的名稱、更改內(nèi)容、更改實(shí)施日期,更改人、審核人和批準(zhǔn)人簽字。

在ISO等國(guó)際組織1993年聯(lián)合頒布《測(cè)量不確定度表示指南(GUM)》以前，我國(guó)計(jì)量系統(tǒng)在計(jì)量檢定規(guī)程和檢定系統(tǒng)表制定、計(jì)量基標(biāo)準(zhǔn)建立、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)定值、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核等工作中廣泛應(yīng)用的是測(cè)量誤差理論。GUM的頒布為全球測(cè)量不確定度評(píng)定與表示提出了通用方法，后來又推出包括蒙特卡洛法(MCM)等補(bǔ)充性文件。