標準簡介

本標準規定了國家海洋管理機關檔案業務工作的基本要求、技術方法和工作程序。 本標準適用于各級海洋管理機關工作活動中形成的文件材料歸檔與檔案管理,其他海洋機構機關的檔案業務可參照本標準。
英文名稱：Operational norms for institutional archives of oceanic administration
標準狀態：現行
替代情況：替代HY/T 057-2001
中標分類：綜合>>經濟、文化>>A14圖書館、檔案、文獻與情報工作
ICS分類：01.140.20;07.060
發布部門：國家海洋局
發布日期：2011-07-08
實施日期：2011-12-01
出版日期：2011-12-01
頁數：48頁

前言

本標準按照GB/T1.1—2009給出的規則修訂。本標準代替HY/T057—2001《海洋管理機關檔案業務規范》。本標準在原HY/T057—2001基礎上,按照GB/T1.1《標準化工作導則 第1部分:標準的結構和編寫》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)和DA/T22《歸檔文件整理規則》,對結構及相關內容進行了調整修改,除編輯性修改外,主要的技術變化如下:———增加了新的規范性引用文件,GB/T11821《照片檔案管理規范》、GB/T18894—2002《電子文件歸檔與管理規范》、DA/T1《檔案工作基本術語》;———增加了關鍵術語“電子文件”、“件”、“歸檔電子文件”、“邏輯歸檔”、“物理歸檔”、“全宗”,修改了“文件材料”的定義(見3.2、3.3、3.4、3.5、3.6、3.8、3.1);———刪除了“立檔單位與全宗”(見原HY/T057—2001的第4章);———增加了“總體質量要求”(見第4章);———修改了文件材料收集、整理、歸檔的過程,將原標準的“歸檔”與“檔案系統整理”修改調整為“文件材料的收集積累”、“文件材料的整理”、“文件材料的歸檔”、“檔案整理”(見第5章、第6章、第7章、第8章,原HY/T057—2001的第5章、第6章);———修改了原標準“檔案的利用”,將檔案保管、統計相關內容移入該章節,修改后為“檔案的保管、統計與利用”(見第9章,原HY/T057—2001的第8章);———修改了原標準“檔案的統計、鑒定與移交、銷毀”,將檔案統計的內容移至“檔案的保管、統計與利用”章節,修改后為“檔案的鑒定、移交與銷毀”(見第10章,原HY/T057—2001的第9章);———修改了“文件材料歸檔范圍和保管期限表”,明確界定歸檔文件“定期”的保管年限(見附錄A,原HY/T057—2001的附錄B);———修改了“不歸檔文件材料范圍”(見附錄B,原HY/T057—2001的附錄C);———刪除了“檔號章”格式,增加了“歸檔章”格式(見附錄C圖C.1,原HY/T057—2001的附錄A圖A.18);———以“歸檔文件目錄”與“歸檔文件目錄封面”替代了“案卷目錄封面”、“案卷目錄”、“卷內文件目錄”(見附錄C圖C.2、圖C.3,原HY/T057—2001的附錄A 圖A.4、圖A.5、圖A.6);———修改了“備考表”的格式(見附錄C圖C.4,原HY/T057—2001的附錄A 圖A.7);———明確了以“盒”為保管方式的檔案裝具,刪除了“案卷卷盒”、“案卷盒封面”、“案卷卷脊”,增加了“檔案盒封面”與“檔案盒脊”(見附錄C 圖C.5、圖C.6,原HY/T057—2001 的附錄A圖A.1、圖A.2、圖A.3);———增加了“歸檔電子文件目錄”、“歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表”的格式(見附錄C圖C.7、圖C.9);———刪除了“案卷交接登記表”,增加了“歸檔文件交接手續表”的格式(見附錄C 圖C.8,原HY/T057—2001的附錄A 圖A.8);———增加了“檔案盒信息表封面”與“檔案盒信息表”的格式(見附錄C圖C.10、圖C.11);———修改了“檔案交接文據”的格式(見附錄C圖C.12,原HY/T057—2001的附錄A 圖A.8);———修改了“檔案銷毀清冊封面”、“檔案銷毀清冊”的格式(見附錄C 圖C.14、圖C.15,原HY/T057—2001的附錄A 圖A.11、圖A.12);———刪除屬立檔單位內部管理中使用的“檔案借閱登記簿”、“檔案代理卡”、“檔案庫房溫濕度控制ⅢHY/T057—2011登記簿封面格式”、“檔案庫房溫濕度控制登記表”、“文號目錄”(見原HY/T057—2001的附錄A 圖A.9、圖A.13、圖A.14、圖A.15、圖A.16)。本標準由國家海洋局第二海洋研究所提出。本標準由全國海洋標準化技術委員會(SAC/TC283)歸口。本標準起草單位:國家海洋局第二海洋研究所、國家海洋局機關檔案室、國家海洋局東海分局、浙江省海洋與漁業局、國家海洋技術中心、中國海洋檔案館。本標準主要起草人:葛彥華、楊關銘、潘峰、薛軍、陶雪巖、薛惠芬、姚海琴、楊和明、潘建中、陳凌云。本標準歷次版本發布情況為:———HY029.2—1993《國家海洋局系統機關檔案業務規范》。